Nájsť vhodný priestor pre Váš event môže byť skutočnou výzvou. Aj pre tých najostrieľanejších event organizátorov.

Keďže prenájom priestorov pre Váš event býva veľkou položkou v rozpočte a zároveň miesto eventu má schopnosť dramaticky ovplyvniť celkový dojem Vašich návštevníkov, je vhodné, aby sme sa zamysleli nad pár tipmi pri výbere miesta konania.

POCHOPTE SVOJE CIELE

Či už plánujete konferenciu, výstavu alebo meeting, je dôležité začať s cieľom v hlave. Organizujete akciu, aby ste účastníkov vzdelávali, alebo im chcete dopriať možnosť networkingu či predstaviť nový produkt? Premýšľanie o zmysle eventu Vám pomôže vybrať vhodný priestor, ktorý by Váš cieľ mal podporiť.

Ak je Vaším cieľom poskytnúť účastníkom priestor na networking, vhodný bude príjemný, členitý priestor so „zákutiami“, kde môžu prebiehať aj diskusie v užšom kruhu.

PRACUJTE S DÁTAMI

Ak máte z minulých období dáta, máte dostatok informácií, čo bolo úspešné, a čo nie. Ak ste zistili, že návštevníci Vašej akcie boli spokojní a mali dobré možnosti na networking, je pravdepodobné, že priestor môžete využiť znova. Ak ale dáta ukazujú, že návštevníci spokojní neboli, je na zvážení, či nevyužiť nový priestor.

Pokiaľ ste si prieskumy nerobili a nezbierali informácie o účastníkoch, o mieste a pod., môžete osloviť minuloročných návštevníkov a spýtať sa na ich názor a odporúčanie pre zlepšenie.

NAPLÁNUJTE SI PRIESTOR

Steve Jobs raz povedal, že inovácie a progres vznikajú na miestach, ktoré podporujú spoluprácu a inšpiráciu. Ak kľúčom k úspechu eventu je návštevnosť, organizátori eventov by mali hľadať a vytvárať také miesta, ktoré podporujú kreativitu a interakciu medzi účastníkmi.

Tu je zopár tipov pre dizajn interiéru:

• Osvetlenie

Osvetlenie môže spraviť alebo pokaziť celú atmosféru akcie. Osvetlenie môže byť rozložené tak, aby podporilo networking, alebo aby upriamilo pozornosť divákov na niektoré časti – či už pódium, vystavovateľov, sponzorov. Rôzne farebné škály a intenzita svetla môže umocniť niektoré momenty Vášho eventu a tak zanechať dojem na účastníkoch.

• Nábytok

Keď rozmiestňujete nábytok, tiež sa zamyslite nad tým, ako chcete, aby prebiehala medzi účastníkmi interakcia. Napríklad, barové stoly a stoličky môžu podporiť neustále premiestňovanie sa účastníkov. Naopak, malé zóny na sedenie podporia viac dôverné konverzácie.

To, aký prístup k dizajnu zvolíte, bude mať dopad na celkovú atmosféru akcie. Čoraz viac sa používa minimalistický prístup, aby sa podporila interaktivita medzi účastníkmi a ich pohyb. Tento prístup je vhodný najmä pri väčších eventoch.

Obujte sa do topánok účastníka a prejdite si ich „cestu“ na Vašej akcii (od vchodu po „hlavnej trati“) Toto Vám pomôže uistiť sa, že všetok nábytok je na správnom mieste, nezavadzia v pohybe a vo výhľade na dôležité miesta. Dokonca môžete umiestniť nábytok strategicky, aby odpútal pozornosť od miest/stien, ktoré nie sú perfektné.

PRÍSTUP

Prístup na akciu je ďalšou kľúčovou záležitosťou, ak chceme poskytnúť účastníkom pozitívnu skúsenosť a dobrý pocit za akcie. Účastníci Vašej akcie by sa mali plne sústrediť na obsah akcie a nie na to, ako sa na ňu dostať. Mali by sa tešiť a nie byť nervózni z toho, že nevedia trafiť alebo sa zorientovať priamo na akcii.

• Ako sa dostať na akciu? Aký prístup  zvolíte závisí aj od veľkosti akcie a počtu ľudí, ktorých pozývate. Do informačného balíka pre pozvaných hostí môžete vložiť mapku, čísla na TAXI alebo vlak/bus spojenie. Alebo môžete zabezpečiť odvoz z letiska objednanými vozidlami.
• Orientácia na akcii. Je tiež dôležitá najmä v prípade veľkej akcie. Účastníci môžu vopred dostať od Vás e-mail s informáciou a mapou rozmiestnenia akcie, alebo s krátkymi videom. Priamo na akcii môžete použiť smerovníky alebo monitory, na ktorých môžete aktualizovať program.

ZÁVER

Vždy myslite na to, že výber miesta akcie by mal byť v súlade s Vašimi cieľmi, ktoré chcete dosiahnuť. Využite dáta získané z minulých eventov, lebo Vám poskytnú kľúčové informácie, ktoré Vám ukážu, aký priestor bude pre Vašich účastníkov najvhodnejší.

Keď už máte miesto vybrané, sústreďte sa na dizajn priestoru – osvetlenie, rozmiestnenie nábytku. Aby ste poskytli účastníkom nezabudnuteľný zážitok.

Spracované podľa článku 4 Essential Tips To Find The Perfect Event Venue

https://blog.bizzabo.com/basics-to-finding-the-perfect-event-venue