Dobré rady od iných profesionálov sa vždy zídu. Aj keby sme si ich mali iba pripomenúť. Tu je 5 tipov, ktoré pokrývajú organizáciu eventu od A po Z.
Tip 1: Plánujte a koordinujte
Plánovanie a koordinácia sú základom pre úspešný event. Treba si stanoviť aspekty akcie: čo, kto, prečo, kde a kedy. Pri plánovaní si stanovte reálne ciele. Začnite s nasledovným:
- vytvorte si dobrý tím ľudí s rôznymi schopnosťami
- pochopte očakávania klienta a identifikujte cieľovú skupinu
- pripravte rozpočet
- pripravte pozvánky a spíšte program počas akcie
- pre každú aktivitu si dajte termín dodania/realizácie
- neustále v rámci tímu spolupracujte
Tip 2: Začnite konať
Toto je kritické obdobie, kedy potvrdzujete kľúčové veci ako dátum, miesto a spíkrov. Počas tejto etapy:
- potvrďte si rozpočet
- začnite s medializáciou akcie cez sociálne médiá
- robte marketing informovaním médií, pripravte brožúru, posielajte e-maily, atď.
- zapájajte účastníkov (zverejňujte posty a updaty k nim)
- spolupracujte s tímom, aby ste mali istotu, že všetko ide podľa plánu
- plánujte logistiku
- získavajte špeciálne povolenia od miestnych samospráv a iných úradov
Tip 3: Zostaňte aktívni 24 – 36 hodín pred eventom
Ak tento čas využijete efektívne, môže to priniesť Vášmu eventu úspech. Merajte plnenie Vašich plánov, spolupracujte so všetkými stakeholdermi: sponzormi, spíkrami, hosťami a Vašim tímom. Získajte finálne potvrdenia od dodávateľov cateringu, ohňostroja, dekorácií a pod. Najneskôr dva dni pred akciou:
- aktualizujte zoznam potvrdených hostí
- pripravte zoznam potrieb na stôl, ako pero, zápisník, brožúry, fľaša vody a pod.
- potvrďte si, že všetky aktivity bežia, ako boli naplánované, vrátane transportu
- pripomeňte VIP hosťom event a majte dobrovoľníkov, ktorí sa o nich postarajú
- potvrďte zabezpečenie techniky na mieste konania akcie – osvetlene, dekorácie, bezpečnostné opatrenia, dobrovoľníci a pod.
- pripravte si podrobný plán akcie (minúta po minúte)
Tip 4: Ako zorganizovať posledný deň?
Po všetkej náročnej príprave očakávate, kedy akcia začne. Toto je čas, kedy treba skontrolovať, že všetky veci sú namieste a všetko ide podľa plánu. Nepredpokladajte veci, majte veci pod kontrolou. V predvečer eventu, najneskôr však v deň eventu:
- Príďte na miesto akcie s dobrovoľníkmi a členmi tímu hodinu i viac pred začiatkom akcie
- skontrolujte či všetky technické zariadenia fungujú ako majú (mikrofóny, osvetlenie, projekcia a pod.)
- nainštalujte pekný „welcome desk“ (recepciu a helpdesk)
- vyhraďte miesto pre bannery/prezentácie sponzorov
- uistite sa, že hostiteľ/moderátor majú detaily o všetkých VIP hosťoch, aby ste predišli faux-pas (nedorozumeniam)
- objednajte si služby profesionálneho fotografa, aby zachytil dôležité momenty, bannery sponzorov a kľúčových ľudí (inštrukcie mu dodajte vopred)
- potvrďte zásobu jedla, vody, kvetov a pod.
Tip 5: Poučte sa z eventu
Akcia je za Vami, dostali ste ocenenie za Vašu prácu, ale vy máte pocit, že je tu stále ešte veľa vecí, ktoré by mohli byť lepšie. Z tohto dôvodu by ste mali po evente zozbierať zmysluplné pripomienky a informácie od účastníkov ako aj členov tímu. Zašlite formuláre o spokojnosti, zozbierajte a vyhodnoťte ich, pochopte reakcie účastníkov, zmerajte ich očakávania a úspešnosť dopadu eventu. Toto Vám pomôže získať hodnotné vhľady pre zlepšenie ďalších eventov.
Spracované podľa článku 5 Event Management Tips Covering A to Z
http://blog.evvnt.com/2014/06/5-event-management-tips-covering-z/