Na event manažment sa môžeme pozerať ako na činnosť, ktorá pomocou projektového manažmentu vytvára, organizuje, koordinuje, plánuje aj vyhodnocuje slávnosti, spoločenské podujatia a akcie rôznych druhov.
Jeho cieľom je zabezpečiť, aby sa udalosť uskutočnila hladko a úspešne, či už ide o uspokojenie potrieb hostí alebo zákazníkov, zvýšenie povedomia o značke, získanie nových kontaktov alebo prezentáciu nového produktu. Event manažment si vyžaduje odborné znalosti s výnimočným zmyslom pre detail, precíznu organizáciu a správne myslenie.
Čo má na starosti osoba poverená manažmentom eventu?
Osoby poverené manažmentom podujatia sú v podstate jeho projektoví manažéri. Riadia personál a tímy podujatia (napr. IT, catering), starajú sa o logistické záležitosti (napr. rezervácia miesta konania, správa dodávateľov počas podujatia) ako aj o hladký priebeh podujatia.
Manažéri eventov musia byť v strehu, ak sa počas podujatia vyskytnú nejaké neželané udalosti a usilovne pracovať na ich čo najrýchlejšom vyriešení. Ak sa napríklad počas hybridného podujatia preruší živý prenos, manažér podujatia musí byť pripravený všetko konzultovať a riešiť priamo s IT oddelením, kým sa prenos neobnoví.
5 najdôležitejších krokov riadenia podujatia
Manažéri eventu musia zabezpečiť, aby podujatie prebehlo čo najhladšie, a práve tu prichádza na rad 5 zásad riadenia podujatí.
- Koncept
Prvým krokom je vypracovanie konceptu podujatia. Chcete uviesť na trh nový produkt? Chcete zvýšiť lojalitu zamestnancov? Alebo vyškoliť nový tím projektových manažérov? Keď zistíte „prečo“ podujatie organizujete, všetko ostatné začne do seba zapadať.
- Plánovanie
Po ujasnení konceptu je čas vstúpiť do fázy plánovania. V tomto bode musíme stanoviť rozpočet, kde a kedy sa podujatie uskutoční, ako vyzdobíme miesto konania, akú techniku použijeme a kto budú rečníci, personál a dodávatelia. Tiež sa musíme rozhodnúť, či bude formát podujatia formou online prezentácií, hybridný alebo osobný a či pôjde o webinár, konferenciu alebo iný typ podujatia. Na veľa otázok v plánovaní odpovieme až po ujasnení konceptu, napr. pre koho podujatie realizujeme, čo je jeho cieľom a kto je cieľová skupina.
- Kontrola
V tomto kroku sa manažéri eventu ubezpečujú, že sú potvrdení všetci dodávatelia, zamestnanci a rečníci, či pozvaní umelci. Že sú pripravené všetky technológie a že miesto konania má dostatočnú kapacitu na príchod všetkých účastníkov. Počas tejto fázy môžu manažéri skontrolovať alebo vytvoriť pohotovostné plány, ak by sa stalo niečo nežiadúce. Tento krok zahŕňa aj riešenie konfliktov a riadenie vzťahov s partnermi a dodávateľmi.
- Exekúcia
Po týždňoch tvrdej práce je ten veľký deň konečne tu – podujatie je v plnom prúde. Pre manažérov sa však práca ešte len začína. V tejto fáze musia monitorovať priebeh podujatia, aby sa uistili, že všetko prebieha hladko. Keďže veci málokedy idú úplne podľa plánu, je vítané byť flexibilný a prispôsobiť sa nečakaným zmenám a komplikáciám.
- Ukončenie
Samotné podujatie sa síce skončilo – ale tu práca event manažéra nekončí. Je potrebné zabezpečiť úhradu faktúr a kompletné plnenie zmlúv. Prínosným sa stáva získavanie spätnej väzby od účastníkov, aby sme zistili, čo sa podarilo a čo môžeme nabudúce vylepšiť. Je dobré osloviť aj rečníkov, umelcov a dodávateľov a vypýtať si spätnú väzbu aj od nich.
Viac praktických detailov o manažmente eventov sa môžete dozvedieť na našom vlastnom evente Event manažment v praxi, kde sa s vami so svojimi skúsenosťami podelia profesionáli v organizácii rôznych podujatí.