Keď počujeme slovo meeting, mnohí z nás už len pri tej predstave zívajú. Pritom by meetingy mali byť miestom, kde sa prijímajú dôležité rozhodnutia, zdieľajú sa nápady a hľadá sa najlepší postup pre náš tím. Tak prečo nás často ubíjajú?
V skutočnosti majú dva hlavné problémy:
- Sú nudné – často sú to monotónne sedenia bez iskry, kde líder stráži viac hodiny ako dynamiku.
- Sú neproduktívne – výsledky často nezodpovedajú času, ktorý sme do nich investovali. Po dlhých diskusiách odchádzame s pocitom, že sme nikam neprišli.
Z tohto dôvodu to potom na firemnom meetingu vyzerá nasledovne:
- Viem sa mu vyhnúť? (“Veď ja tam mám iba jeden bod, to si poriešim potom so šéfom individuálne.”)
- Ak už tu musím byť, vezmem si notebook a v čase “keď sa ma to netýka”, budem robiť “svoje” veci. (Účastník na mítingu je fyzicky síce prítomný, ale duchom nie.)
- Pošlem zástupcu (ktorý sa často k veci nevie vyjadriť, je iba “zberačom” informácií a potom ich posunie na oddelenie – často neinterpretované správne, lebo im nerozumel)
- … a určite máte ďalšie “obrázky” toho, ako to vyzerá na meetingu.
Ako z tohto začarovaného kruhu von?
Pridajme do meetingov iskru (zatočme s “nudou”)
1. Využime drámu
Všetci milujeme príbehy s konfliktom a napätím, tak prečo nie aj na meetingoch? Líder môže na začiatku načrtnúť situáciu, ktorá je naliehavá alebo má veľký dopad – napríklad: “Aké riziko hrozí, ak nezvládneme rozpočet?”, alebo “Čo konkurencia spraví, ak sa nezlepšíme?”. Týmto sa účastníci stávajú súčasťou niečoho dôležitého a sú ochotnejší diskutovať a zapojiť sa.
2. Povzbuďme k nesúhlasu
Nezhody a rôzne názory sú zdravé a prínosné. Je potrebné ich vyzdvihnúť a riešiť, nie potláčať. Ako líder môžeme na začiatku oznámiť, že očakávame diskusiu a že rozdielne názory sú vítané. Týmto spôsobom umožníme tímu hlbšie sa zapojiť a nájsť najlepšie riešenia. Pretože konflikty sú dôležité.
Zmeňme štruktúru meetingov (zatočme s “neproduktivitou”)
V rámci mojej praxe som sa neraz stretla s programom na poradu. Často v programe vidím podobné body (samozrejme obsahovo podľa typu spločnosti)
- Plnenie KPI´s
- Stav zásob na sklade
- Údržba vs výroba – vyriešenie preventívnych opráv
- Zavedenie hodnotiacich dotazníkov – spätná väzba od manažmentu
- Reklamné predmety pre obchodných partnerov
- …
- …
- …
Tých bodov býva často viac a čas určený na poradu je 30 min.
Čo sa udeje? … Môžeme sa vrátiť k úvodu, lebo na tomto meetingu v skutočnosti veľa nevyriešime, bude pre mnohých nudný a pre všetkých neproduktívny.
Namiesto toho, aby sme sa pokúšali vyriešiť všetko naraz, môžeme rozdeliť meetingy podľa účelu/kontextu:
- Denné 5-minútovky – Rýchle stretnutie na začiatku dňa, kde sa každý podelí o plány a aktivity. Len 5 minút, bez sedenia.
- Týždenné taktické stretnutia – Vhodné na riešenie aktuálnych operatívnych problémov. Má krátke, dynamické body programu a sleduje výkonnostné ukazovatele.
- Mesačné strategické stretnutia – Na dlhodobejšie plány a kľúčové rozhodnutia. Tu je priestor na diskusie o stratégiách a na širšiu debatu.
- Štvrťročné offsite stretnutia – Ideálne na reflexiu, analyzovanie tímu a prehodnotenie cieľov. Odpútanie sa od bežného pracovného prostredia pomôže získať nový pohľad.
Ako teda s meetingami pracovať?
Ak chceme, aby sa z meetingov stala príležitosť na efektívnu prácu, je potrebné:
- Zadefinovať si štruktúru podľa kontextu
Zamyslite sa, aké rôzne typy meetingov aktuálne máte. Čo je ich cieľom? Kto sa ich zúčastňuje? Nemiešate operatívne a strategické témy?
- Naučiť sa viesť meeting tak, aby nebol nudný
Toto je jedna zo zručností lídra. Byť dobrým facilitátorom. Ak dobre tému odkomunikujete, viete účastníkov zaangažovať a na konci mať výsledok (rozhodnutie, akčný krok – ktorý bude jasný každému)
…
Pretože, kedy je meeting dobrý? Keď každý účastník po ukončení porady odíde a:
- presne vie, ČO má robiť
- VIE AKO to ide spraviť
- CHCE to robiť, lebo mu to dáva ZMYSEL.
Téme meetingov sa venujeme v rámci nášho programu Leadership 2.0.
Ak vás táto téma trápi a chceli by ste si nastaviť vaše firemné meetingy produktívne, radi prídeme a pripravíme vám workshop na mieru. Stačí vyplniť kontaktný formulár.
Spracované podľa knihy Príčina smrti: Meeting (Patrick Lencioni)
